社長の業務効率化と会社の業務効率化は同じレベルと考えて良い

業務効率化が進んでいる会社の特徴があります。

それは、社長が自分自身の業務効率化に興味があり、進めているという事です。

自身が業務効率化を経験しているので、部下に業務効率化を積極的に勧めていたり、部下の効率化に対する提言に前向きなイメージです。

逆に、社長自身が今の業務フローで良いと考えてしまっている会社は、業務効率を改善していくのを嫌がる風土になる傾向があります。

社長が最もやるべきことは「ヒト」「モノ」「カネ」の決定判断です。

会社の将来を良い方向に導くため、何をすべきか考えるために時間をたくさん使って頂きたいと思います。そのための社長の業務効率化として、一つに権限移譲があります。

部下にも対応できる業務を委譲し、社長の未来を考える時間を作るためです。

しかし、数多くの社長と面談していると、権限移譲できない理由を仰います。

それは、どれも納得するものです。

権限移譲に対しても課題

　①部下に移譲して、業務のクオリティが落ちるのが恐い

　②権限移譲すると部下の負担となり、部下の退職のキッカケにならないか不安

　③権限移譲したら、その部下の給与を上げないといけないが、お金に余裕が無い

　④従業員が少ないから

　⑤その業務が好きだから

　⑥これは社長の仕事だから

このような意見の場合、「マイナス要素」を「プラスになるように置き換えれば」解決の糸口が見つかります。

　①業務のクオリティが落ちないように、研修、OJT、マニュアルを作れば移譲できる

　②部下の負担とならないように、マニュアル、システム導入、部下へのアフターフォローを行えば移譲できる

　③部下の給与を上げたり、評価制度を見直したり、補助金・助成金などを利用すれば移譲できる

　④従業員を採用するか、業務をアウトソーシングするか、従業員の業務の一部を無くすか効率化するか、従業員の業務をアウトソーシングすれば移譲できる

　⑤⑥最終チェックなど、全ては手放さない形にすれば移譲できる

上記の参考となる、弊社のヒアリングシートをご覧ください。弊社のある顧問先様のシートです。会社の成長が減退してきていて、どこから変えれば良いかというご相談でした。弊社も実際にMTGに参加させて頂きながら、所見を記入しました。

社長は、非常に責任感が強く、部下をしっかりと引っ張りながら経営をされており、素晴らしい方です。

ただ、その責任感の強さから、シートの「F列」にて、社長は、自身の業務を全て「最重要」と判断しています。その結果、業務を部下に移譲できず、将来を考える時間が無く、がんじがらめの状態に陥ってしまっています。

業務効率化は、1日で完成するものではありません。

また、改善に取り組むと、通常業務＋改善活動となり、最初の頃は時間を負担する事が多いです。この負担を乗り越えてこそ効率化は実現します。

今後20年間、日本は労働人口が減ります。対策として、効率化を進めるのか、外国人など新たな労働力を確保するのかなど、何かしらの選択肢が必要です。

このようなデリケートな課題は、社内に相談しづらい方もいると思いますので、専門家などにご相談される事をお勧めします。